Grupo de discussão

Definição de futuras necessidades de formação através de grupos de discussão 
A necessidade é definida como a diferença entre a realidade existente e a situação desejada. As necessidades de formação podem ser individuais ou colectivas. A necessidade colectiva é determinada em função do menor denominador comum das necessidades individuais. Esta é a base para o desenvolvimento da actividade de formação, no futuro. Quanto maior a homogeneidade do grupo, mais fácil será determinar as necessidades colectivas. 
Existe vários tipos de necessidades de formação: normativas (-através de especialistas de reconhecidas associações profissionais ou centros de investigação que de forma contínua desenvolvem saber e tecnologia e, portanto, baseiam-se nas necessidades reais para actualizar competências com base nos progressos alcançados no domínio da investigação.), organizacionais (-estão intrinsecamente relacionadas com o papel da organização ou instituição responsável pela actividade educacional), comparativa (-representam as diferenças observadas entre um grupo ou indivíduos quando são comparados entre si), demonstradas (-surgem da diferença medida entre as competências profissionais necessárias e as recomendadas por especialistas) e sentidas (-consistem na diferença das competências reais do profissional e as que desejam ter.  Em consequência de uma processo de auto-análise o indivíduo determina as suas necessidades com base na sua experiência profissional. O grupo de discussão tem por objectivo definir as necessidades de formação, do ponto de vista dos trabalhadores. A conversa é conduzida por um facilitador interno, que não é supervisor/chefia directa do grupo.
O propósito de uma análise de necessidades de formação é diminuir as lacunas entre a situação real e a situação desejada, através da determinação de discrepâncias de resultados, colocando-as por ordem de prioridade e seleccionando as mais importantes para serem tratadas ou reduzidas.
Os níveis de análise de necessidades de formação são listados de seguida:

• análise organizacional;
• análise do ambiente de trabalho;
• análise da função;
• análise das tarefas;
• análise das competências;
• análise de conteúdo;
• análise de dados secundários;
• avaliação dos recursos humanos;
• análise dos incidentes críticos;
• análise das necessidades de formação sentidas;
• análise dos aprendentes;
• (em conclusão)  a importância da triangulação dos diferentes níveis de análise.

O  seguinte modelo é especialmente adequado para um grupo de profissionais não qualificados e semi-qualificados. Se os trabalhadores têm pouca experiência de falar em público, este facto deve ser tido em consideração durante a preparação da discussão em grupo. Neste caso, são utilizados métodos que promovam a participação dos membros mais relutantes do grupo de trabalho, i.e. através de grupos de trabalho mais pequenos e de questionários. O esquema a seguir mostra uma visão geral do processo:

Introdução ao grupo de discussão: Explicação dos objectivos 
Os colaboradores, no início do grupo de discussão, são informados, ao pormenor, sobre o tema bem como sobre os objectivos da análise de necessidades (total de 1,5 horas). Menciona-se também, neste momento, a possibilidade de entrevistas individuais com a chefia directa/supervisor.
Os participantes são ainda informados sobre o trabalho futuro a desenvolver, com base nos resultados da análise de necessidades. Aprendem, por exemplo, que os resultados serão usados para o desenvolvimento dos módulos de formação.
Uma vez que os trabalhadores podem lançar para a discussão todas as suas necessidades de formação, é importante que o facilitador deixe claro que, devido a razões organizacionais, estratégicas ou  financeiras,  nem todas as necessidades formativas, expressas como desejáveis, poderão ser alvo de formação. As actividades formativas concretas a desenvolver  só serão acordadas nas entrevistas individuais.
Frequentemente surge a questão de saber se a participação em actividades formativas conduzirá a uma maior remuneração. Para dissipar falsas expectativas, o facilitador deverá explicar a diferença entre a remuneração relacionada com a obtenção de qualificações superiores e a remuneração relacionada com a neutra adaptação às exigências da função. Na formação que visa  uma adaptação às exigências de trabalho, ajusta-se os conhecimentos e competências dos trabalhadores às mudanças tecnológicas e organizacionais e não implica, em regra, qualquer efeito sobre os salários.

Parte 1 da análise de necessidades: Grupo pequeno de discussão com uma questão aberta direccionada
No início o facilitador do grupo coloca a seguinte questão:
"Existe formação que tornaria o vosso trabalho mais fácil?"
Para evitar mal-entendidos, será explicado que por formação entende-se todas as formas de aquisição de conhecimento e know-how i.e. a aprendizagem no local de trabalho ou a participação em workshops e seminários. Os participantes formam pequenos grupos de duas a quatro pessoas, discutem a questão colocada e apresentam os resultados após cerca de dez minutos. Pretende-se determinar as necessidades de formação existentes directamente das respectivas áreas de trabalho, sem interferências do exterior.
Desta forma estimulam-se os participantes e surgem as primeiras discussões.

Part 2 da análise de necessidades: Consolidação de aspectos individuais
Existe frequentemente áreas onde as organizações consideram existir necessidades formativas fundamentais. É importante, no planeamento da formação, conhecer como os trabalhadores avaliam as suas necessidades de formação. Decorre que se pergunta individualmente aos membros do grupo, com a ajuda de três questionários, se identificam uma necessidade de formação, nas áreas seleccionadas pela organização. 
Os questionários devem ser elaborados em conjunto com a chefia directa/supervisores, que  geralmente conhece bem as exigências específicas de cada local de trabalho.
Os questionários devem ser estruturados de modo a serem facilmente compreensíveis e o mais claros possíveis para todos os trabalhadores.
O primeiro questionário  inclui competências técnicas gerais  de um determinado campo de trabalho (Ajuda 1); o segundo visa as fases de produção específicas (Ajuda 2) e o terceiro contém diferentes dimensões das competências sociais e de comunicação (Ajuda 3).
Cada trabalhador recebe os questionários sequencialmente, um após o outro,  e  selecciona as suas opções de resposta. Os resultados são discutidos em conjunto após o preenchimento de cada folha e as necessidades de formação são anotadas no flip chart. Os questionários são então recolhidos para posterior avaliação. Como os grupos de discussão visam aferir todas as necessidades formativas, os questionário não têm de estar identificados individualmente.

Conclusões dos grupos de discussão 
Após a recolha dos questionários, convida-se o grupo a identificar outras necessidades de formação que ainda não tenham sido mencionadas ou indicadas nos questionários. Anota-se as necessidades adicionais no flip chart. De seguida, os participantes listam as necessidades de formação por ordem de importância. No final da discussão pergunta-se ao grupo se a "fotografia" final "fala" por eles ou se é necessário introduzir alterações, aditamentos e/ou se existe ainda questões em aberto.
Finalmente, explica-se o procedimento seguinte - o acordo sobre as actividades de formação nas entrevistas individuais: qualquer trabalhador que identifique uma necessidade de formação individual, para si próprio, pode colocar seu nome na lista.

Preparação das actividades formativas nas entrevistas individuais
Não só os trabalhadores se podem inscrever para uma entrevista individual com a sua chefia directa/supervisor; a chefia directa/supervisor também pode solicitar uma entrevista. Isto é significativo, sobretudo se o supervisor vê necessidades formativas num determinado colaborador e este não toma a iniciativa de solicitar a entrevista. Note-se, no entanto,  que é impossível formar alguém contra a sua vontade, sendo a participação em actividades formativas exclusivamente voluntária. No grupo de discussão inclui-se todos os colaboradores. Mas, devido ao tempo necessário à condução de entrevistas individuais, estas só serão realizadas se existir necessidades reais. Na entrevista individual acorda-se actividades formativas concretas. As necessidades de formação determinadas no grupo de discussão servem como apoio de fundo. 

Avaliação do processo
Após a avaliação dos questionários e das necessidades de formação obtidas e registadas nos flip charts, a organização fica com uma visão geral mais completa das necessidades de formação do grupo. Com base nestes dados - combinados com os input das chefias directas/supervisores e os resultados das entrevistas individuais - módulos de formação contínua ou outras formas de actividade formativa podem ser desenvolvidas para os trabalhadores, nos respectivos locais de trabalho. Com esta base, pode estabelecer-se um plano de formação.