Mērķtiecīgi vadītas grupu pārrunas

Tālākapmācību vajadzību noteikšana mērķtiecīgi vadītās grupu pārrunās 
Vajadzības tiek definētas kā plaisa starp esošo un vēlamo situāciju. Apmācību vajadzības var būt individuālas vai kolektīvas. Kolektīvās vajadzības nosaka pēc zemākā individuālo vajadzību kopsaucēja. Tas ir pamats tālākai apmācību aktivitāšu pilnveidošanai. Jo lielāks ir grupas viendabīgums, jo vieglāk būs noteikt kolektīvās vajadzības. 
Pastāv vairāki apmācību vajadzību veidi: normatīvās (tās veic atzītu profesionālu asociāciju vai pētniecības centru eksperti, kuri nepārtraukti attīsta zinātni un tehnoloģijas un tādēļ viņiem nepieciešams arvien modernizēt prasmes, kas balstās uz pētniecības jomā sasniegto progresu), organizāciju (tās ir būtiski saistītas ar par izglītojošo aktivitāti atbildīgās organizācijas vai institūcijas lomu), salīdzinošās (pārstāv plaisas, kas novērotas starp grupu vai indivīdiem, kad tie tiek savstarpēji salīdzināti), demonstrētās (rodas no izmērītās plaisas starp profesionāļa prasmēm un speciālistu ieteiktajām prasmēm) un sajustās (veidojas no plaisas starp prasmēm, par kurām profesionālis ir pārliecināts, ka tās viņam piemīt un tām prasmēm, kuras viņš vēlētos apgūt. Paškritikas procesa rezultātā indivīds personīgi nosaka savas vajadzības, kas pamatojas viņa darba pieredzē). Grupu pārrunas nepieciešamas, lai noteiktu apmācību vajadzības no darbinieku viedokļa. Sarunas vada ārējs koordinators, kurš nav grupas vadītājs. 
Apmācību vajadzību analīzes mērķis ir novērst plaisu starp faktisko un vēlamo situāciju, nosakot neatbilstības rezultātos, sakārtojot tās pēc prioritātēm un izvēloties vissvarīgākās pārtraukšanai vai samazināšanai. 
Tālāk doti apmācību analīzes līmeņi:

• organizāciju analīze;
• darba vides analīze;
• amata analīze;
• uzdevumu analīze;
• prasmju analīze;
• satura analīze;
• atvasināto datu analīze;
• personāla novērtēšana;
• kritisko negadījumu analīze;
• sajusto apmācību vajadzību analīze;
• apmācāmo analīze;
• (noslēgumā) analīzes trīsstūrveida formas līmeņu nozīme.

Tālāk dotais plāns ir īpaši piemērots nekvalificētu un daļēji kvalificētu darbinieku grupai. Gatavojot grupas diskusiju, jāņem vērā, vai darbiniekiem ir pieredze runāšanai grupā.
Ja pieredze ir maza, tiek izmantotas metodes, kas iedrošina atturīgus grupas dalībniekus, piem., darbs mazās grupās un aptaujas. Šajā tabulā redzams procesa pārskats:

Ievads grupu pārrunās: mērķu izskaidrošana 
Grupas pārrunu sākumā darbinieki tiek sīki iepazīstināti ar tēmu un informēti par apmācību vajadzību analīzes mērķiem (kopā 1,5 stundas). Šajā laikā tiek minēts arī par iespēju veikt personiskas intervijas ar kuratoru. 
Dalībnieki tiek informēti arī par turpmāko darbu ar apmācību vajadzību analīzes rezultātiem. Piemēram, viņiem paskaidro, ka tie tiek izmantoti, lai izveidotu turpmākos apmācību moduļus. Tā kā darbinieki katru apmācību vajadzību var izklāstīt sarunā, svarīgi, lai koordinators paskaidrotu, ka stratēģisku, organizatorisku vai finansiālu iemeslu dēļ ne katra ar apmācībām saistītā vēlme var tikt piepildīta un par konkrētiem apmācību pasākumiem var vienoties tikai personiskajās intervijās.

Parasti grupu pārrunās rodas jautājums, vai pēc piedalīšanās apmācību pasākumos tiks paaugstināta darba alga. Tādēļ, lai izkliedētu nepareizas cerības, jāizskaidro atšķirība starp ar algu saistītu augstāku kvalifikāciju un ar algu nesaistītu piemērošanos darba prasībām. Apmācības, kas saistītas ar piemērošanos darba prasībām, pielāgo darbinieku zināšanas un prasmes tehnoloģiskajām un organizatoriskajām pārmaiņām un parasti tās neietekmē algu.

Vajadzību analīzes 1. daļa: Mazu grupu darbs, kas balstās uz atklātu galveno jautājumu
Šī pamatmoduļa sākumā grupas koordinators uzdod šādu galveno jautājumu:
"Vai ir tādas apmācības, kas padarītu jūsu darbu vieglāku?"
Lai izvairītos no pārpratumiem, tiek izskaidrots, ka apmācības nozīmē visas zināšanu un prakses apguves formas, tā ir izglītība darba vietā vai piedalīšanās intensīvās apmācībās un semināros. Dalībnieki divu līdz četru cilvēku lielās grupās apspriež galveno jautājumu un apmēram pēc desmit minūtēm izklāsta savus rezultātus.  
Šīs fāzes daļas mērķis ir esošo apmācību vajadzību noteikšana tieši atbilstošajā darba jomā bez iejaukšanās no ārpuses. Šādā veidā tiek aktivizēti dalībnieki un iegūti sākotnējo diskusiju rezultāti.

Vajadzību analīzes 2. daļa: Atsevišķu aspektu apvienošana
Bieži vien ir jomas, kurās uzņēmums jūt būtisku vajadzību pēc apmācībām. Apmācību plānošanā ir svarīgi zināt, kā darbinieki paši novērtē savas apmācību vajadzības. Tādēļ grupas dalībniekiem ar aptauju palīdzību tiek jautāts, vai viņi paši saskata apmācību vajadzību jomās, kuras izvēlējies uzņēmums.  
Aptaujas grupu pārrunām jāsagatavo kopā ar tuvākajiem kuratoriem. Šie cilvēki parasti vislabāk pārzina īpašās prasības, kas attiecas uz konkrētām darba vietām. Aptaujām jābūt veidotām tā, lai tās visiem darbiniekiem būtu viegli saprotamas un pēc iespējas skaidrāk formulētas.  
Pirmajā aptaujā iekļautas vispārējās tehniskās kompetences (1. palīglīdzeklis) attiecīgajā darba jomā; otra pievēršas atsevišķām ražošanas fāzēm (2. palīglīdzeklis) un trešajā iekļauti dažādi sociālo saziņas prasmju aspekti (3. palīglīdzeklis).
Katrs darbinieks vienu pēc otras saņem aptaujas un pie katra aptaujas punkta atzīmē vienu no izvēlēm. Pēc katras lapas tiek kopīgi apspriesti rezultāti un apmācību vajadzības uzrakstītas uz grafiskajām lapām. Tad aptaujas lapas tiek savāktas turpmākai izvērtēšanai. Tā kā grupu pārrunas domātas visu vajadzību apkopošanai, tad aizpildītās lapas nav nepieciešams izdalīt atsevišķiem cilvēkiem.

Secinājumi par grupu pārrunām
Pēc aptauju ievākšanas grupai tiek jautāts, vai ir kāda tālākapmācību vajadzība, kas aptaujās netika nedz minēta, nedz uzskaitīta. Papildu vajadzības tiek uzrakstītas uz grafiskās lapas. Tad dalībnieki uzskaita visas uz grafiskās lapas uzrakstītās vajadzības, sarindojot tās pēc svarīguma. Sarunas beigās grupai jautā, vai iegūtais rezultāts viņus "uzrunā", vai nepieciešami grozījumu vai papildinājumi un vai palikuši kādi neizrunāti jautājumi. Noslēgumā dalībniekiem tiek izskaidrota nākamā procedūra – vienošanās par apmācību pasākumiem personiskajās intervijās: katram, kurš uzskata, ka viņam personīgi ir vajadzīgas apmācības, ir iespēja ierakstīt sarakstā savu vārdu.

Vienošanās par apmācību pasākumiem personiskajās intervijās
Ne tikai darbinieki vien var pieteikties personiskajai intervijai ar savu projekta vadītāju; arī kuratoram ir iespēja lūgt interviju. Tas ir svarīgi, ja kurators saskata apmācību vajadzību un darbinieks pats neuzņemas iniciatīvu. Tomēr jāatceras, ka nav iespējams kādu apmācīt pret viņa gribu; tādēļ dalība kvalifikācijas pasākumos ir pilnīgi brīvprātīga. Grupu sarunās visi darbinieki ir iekļauti tēmas apspriešanā. Laiku patērējošas personiskās intervijas veic tikai tad, ja tas patiešām nepieciešams. Personiskajās intervijās tiek saskaņoti konkrēti apmācību pasākumi. Tam par pamatu kalpo grupu sarunās pārrunātās apmācību vajadzības.

Procedūras novērtējums
Pēc aptauju un uz grafiskajām lapām apkopoto apmācību vajadzību novērtēšanas uzņēmumam ir pilnīgs pārskats par grupas apmācību vajadzībām. Uz šīs informācijas pamata – apvienojot to ar kuratoru ražošanas aptaujas datiem un personisko interviju rezultātiem – darbiniekiem viņu darba vietās var izveidot tālākus apmācību moduļus vai citas zināšanu un prakses apguves formas. Uz šī pamata var izveidot apmācību plānu.